// casos prácticos

Casos prácticos de formación.

Excel + Power BI + inteligencia artificial + automatización.

ExcelVBAcaso 01

Acceso rápido y actualización de fichas de responsables en Excel.

// el planteamiento

Partimos de una tabla de ventas con información organizada en diferentes campos: mes, año, producto, responsable, importe, unidades y región. El objetivo era disponer de la información de cada región en una pestaña independiente y, al mismo tiempo, facilitar su consulta desde un único punto de acceso.

// la solución

Se crea un panel de control desde el que se puede seleccionar una región mediante una lista desplegable. Al seleccionar la región y pulsar el botón correspondiente, Excel:

  • actualiza la información,
  • identifica la pestaña asociada a la región seleccionada,
  • y accede directamente a ella.

Las diferentes pestañas se generan a partir de la información de origen, manteniendo los registros en un formato sencillo de consultar.

// el resultado

El usuario puede pasar de una visión general de los datos a la información concreta de una región con una selección y un clic, sin tener que localizar manualmente la pestaña correspondiente.

Un ejemplo de aplicación de Excel para mejorar la organización, consulta y gestión de información.

ExcelTablas dinámicasValidación de datosVBA

Dos pantallas: una tabla de datos y un panel de control

ZapierIAExcelcaso 02

Registro automático de facturas con Zapier y Excel.

// el planteamiento

Las facturas de los proveedores llegan por correo en PDF, cada una con un nombre distinto: factura.pdf, Documento1.pdf, scan_0034.pdf. Hay que abrirlas, guardarlas con un nombre que diga qué son y apuntar sus datos en una hoja para llevar el control del gasto.

// la solución

Se monta un flujo en Zapier que se pone en marcha cuando llega a Gmail un correo con una factura adjunta:

  • Gmail detecta el correo con la misma búsqueda que usaríamos en el buscador: asunto con "factura" o "fra" y un archivo adjunto.
  • PDF.co, una herramienta de inteligencia artificial especializada en facturas, lee el PDF y separa cada dato: proveedor, CIF, número, fecha e importe.
  • Zapier limpia el número de factura, porque la barra no puede ir en el nombre de un archivo, y deja el importe como cifra para poder sumarlo.
  • El PDF se guarda en la carpeta Facturas de Google Drive con el nombre "Fra [número] [proveedor].pdf".
  • Se añade una fila con los datos de la factura (fecha, número, proveedor, CIF/NIF e importe) en la hoja Registro de facturas de Google Sheets.

Por último, Excel se conecta a esa hoja con Power Query y calcula el total. Cuando entran facturas nuevas, basta con pulsar Actualizar todo. Así no hace falta una cuenta de Microsoft 365 de empresa, que es lo que pide Zapier para escribir directamente en un Excel.

// factura de ejemplo (datos inventados)

scan_0034.pdf → Fra 26-012 Limpiezas Brillo S.L..pdf

FechaNº facturaProveedorCIF/NIFImporte
30/09/202626-012Limpiezas Brillo S.L.B34567892442,26

// el resultado

La factura se guarda con un nombre que dice qué es y sus datos quedan apuntados en la hoja y en Excel, sin abrirla ni copiar nada a mano. Como los datos salen de la propia factura y no del correo, cada una se guarda con su proveedor aunque todas lleguen desde la misma cuenta.

Para dejar el flujo completo funcionando de forma continua hacen falta los planes de pago de Zapier, porque el gratuito solo permite dos pasos, y créditos de PDF.co.

GmailZapierPDF.coGoogle DriveGoogle SheetsExcelPower Query

Flujo: correo, inteligencia artificial, gráfico y documento

// contacto

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